Tout d'abord, il est important de noter que la régularisation des charges ne concerne que les charges pour lesquelles il y a eu provision ou avance (vérifier votre contrat de location).

Une régularisation de charges peut être faite dans les deux sens :

• paiement du locataire au bailleur pour des charges supérieures aux provisions
• paiement du bailleur au locataire pour des charges inférieurs aux provisions

Quand ?

La régularisation de charges doit se faire au minimum une fois par an. Il est souvent difficile de faire plus fréquent en raison de la dépendance des calculs faits par la copropriété qui dans la majorité des cas est réalisé une fois par an.

Comment ?

Il vous suffit de faire la différence entre

• l'ensemble des provisions sur charges perçues de votre locataire
• l'ensemble des charges locatives que vous avez payées (pour plus d'informations sur le charges concernées, voir charges locatives).

Quels justificatifs ?

Le bailleur doit fournir au locataire le décompte de charges avant la régularisation : 

• le décompte par nature des charges,
• les quantités consommées pour l'eau et l'énergie,
• les règles de répartition des charges entre locataires pour les immeubles collectifs.

Les justificatifs (factures, contrats de fournitures) doivent être fournis au locataire par le bailleur sur demande pendant un mois après l'envoi du décompte des charges.

Vous pouvez également joindre une lettre explicative à votre locataire (modèle de lettre régularisation des charges).

Rattrapage de régularisation

Il est possible de rattraper une régularisation:

• jusqu'à 5 ans pour le bailleur (si le locataire doit de l'argent au bailleur).
• jusqu'à 30 ans pour le locataire (si le bailleur doit de l'argent au bailleur).